¿Sigues perdiendo tiempo buscando archivos?, ¿te complica con tu equipo de trabajo porque no encuentran los archivos de un proyecto?
Es importante tener una correcta organización de archivos, en las carpetas y con la nomenclatura adecuada, con el objetivo lograr un trabajo eficiente con tu equipo de trabajo.
Algunas reglas básicas para nombrar tus archivos:
1. Nunca nombrar dos archivos con el mismo nombre
2. Nombres relacionados con el proyecto
3. Nomenclatura para identificar siempre la última versión de cada archivo
4. Nunca nombrar archivos con adjetivos como:
“OK”, “OK, OK”, “ÚLTIMO”, “FINAL”, “EL BUENO”, “DEFINITIVO”, etc.
El peor método para guardar tus archivos es, ¡NO TENER NINGÚN MÉTODO!
En este video conocerás uno de nuestros secretos de agencia de forma fácil y eficiente para hacerlo.
Recomendaciones
- Diseña tu propia nomenclatura y genera un racional de cómo salvar tus archivos de manera simple.
- Imponlo como uso general dentro de tu organización y entre más información haya, será más rápida la localización.
- Usa abreviaciones usando las más amplias referencias del elemento.
- No usar diagonales, acentos, “ñ”, o caracteres especiales, punto (excepto para la extension del archivo), para que no se renombren archivos con caracteres por incompatibilidad de los alfabetos extendidos.
Ideas de como estructurar el nombre de tus archivos:
- Inicia con la fecha de creación del archivo, iniciando con el año, luego mes, luego día.
- Agrega siglas del cliente
- Abreviación del proyecto
- Variante o version o algún distintivo
- Para versiones del mismo día, agregar letras a la fecha
Ejemplo: 250424a BT Nomenclatura01 Video 1920x1080.mp4
Con esto tardarás menos tiempo en ubicar tus archivos, es un hábito que se debe trabajar y no solo el cómo nombrar tus archivos, también cómo guardarlos.
Organización del volumen de trabajo
¿Y cómo organizas los archivos? En un repositorio para todos. Organiza un depósito general de información digital, con políticas de acceso, respaldo redundante que garantice continuidad.
Usa cualquier servicio en la nube como DropBox, Google Drive.
El lema es “trabaja desde donde sea, a la que hora que sea”.
Organizando los archivos por:
- Cliente/cuenta
o Producto
- Proyecto
o Archivos cliente
o Elementos gráficos
- Un folder de “Recursos” o “Elementos maestros” que contenga
o Imágenes, videos, manual de imagen, fuentes, Colores de marca, etc.)
Según una encuesta de BPTrends, solo el 4% de las empresas afirma documentar siempre sus procesos. Crea el hábito de organizar tus archivos correctamente y obtén la mejor eficiencia en tu equipo de trabajo.
Nos vemos en nuestro siguiente contenido.
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